Tiempo que tienes que conservar tus facturas.

Según la normativa mercantil, las facturas han de conservarse, al menos, por 6 años. Artículo 30 del Código de Comercio.

Según la Administración tributaria, deberán conservarse, durante los 4 años siguientes desde que se presenta la declaración del impuesto.

¿Por qué debemos guardas las facturas?

La Ley General Tributaria establece que se deben conservar todas las facturas, documentos y justificantes que tengan obligaciones tributarias.

La factura es el documento mercantil que recoge la información referente a la compra o venta de un bien o prestación de un servicio y que justifica una operación comercial entre dos partes.

Los autónomos están obligados a guardar sus documentos por dos motivos:

  • El Código de Comercio establece que toda la documentación relacionada con una transacción comercial debe resguardarse por 6 años.
  • Hacienda que obliga a conservar las facturas, documentos y justificantes que tengan relación con las obligaciones tributarias.

En consecuencia, para saber por cuanto tiempo hay que conservar las facturas, tendremos que acudir a la normativa de cada tributo.

1. Guardar facturas en el IRPF.

Se deberán guardar durante 4 años desde que se presenta la declaración de la renta de las personas físicas; los justificantes y documentos que acrediten los gastos, ingresos, reducciones y deducciones, (como la declaración de la Renta se presenta al año siguiente de las operaciones, el IRPF suele requerir que, al menos, guardemos cinco años las facturas). Los autónomos o profesionales que realicen actividades económicas deberán conservar las facturas durante 6 años.

2. Guardar facturas en el IVA.

Según la Ley del IVA, las facturas han de conservarse hasta la prescripción del impuesto, que es de 4 años. Este plazo comienza desde que se presenta la declaración de IVA (modelo 303) en facturas emitidas, recibidas y justificantes de gastos.En caso de estar en el régimen especial de oro de inversión, el período de conservación de facturas asciende a cinco años.

3. Guardar facturas en el Impuesto sobre Sociedades

A partir de 2015, con las novedades fiscales la Administraciones puede comprobar las bases o cuotas compensadas o pendientes de compensación durante 10 años, deberemos conservar las facturas durante 10 años a partir de la prestación del Impuesto de Sociedades (modelo 200).En el caso que hubiese pérdidas fiscales, el plazo comenzaría a contar, desde el ejercicio que la empresa haya compensado dichos créditos fiscales. 

En definitiva, según los plazos previstos en las normas, lo apropiado será conservar las facturas durante:

MateriaPrescripciónNormativa
Contable y mercantil. Conservación6 añosArt. 30 CC
Fiscal. Liquidar o exigir el pago de deudas tributarias4 añosArt. 66 Ley 58/2003
Fiscal. Comprobación de las bases o cuotas compensadas o pendientes de compensación o de deducciones aplicadas o pendientes de aplicación10 añosArt. 66 bis Ley 58/2003
Laboral. Infracciones3 añosArt. 4.1 Real Decreto Legislativo 5/2000
Seguridad Social. Infracciones4 añosArt. 4.2 Real Decreto Legislativo 5/2000
Prevención de Riesgos Laborales. Infracciones5 añosArt. 4.3 Real Decreto Legislativo 5/2000
Delitos contra la Hacienda Pública y la Seguridad Social10 añosArt. 131 Ley Orgánica 10/1995

Otros plazos para otras operaciones para tener en cuenta;

▪ Préstamos: hasta que sean devueltos.

▪ Inmovilizado: hasta que esté totalmente amortizado o se venda.

▪ Bienes de inversión: hasta el cumplimiento del plazo de regularización del IVA (9 años para terrenos y edificaciones).