¿Qué es una factura?

Es un documento mercantil en el que se detallan las mercancías o servicios prestados, así como su cantidad y sus importes, incluyendo los impuestos que se deriven de dicha operación. Las facturas se regulan en el Reglamento de Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre.

¿Quién tiene la obligación de facturar?

Los empresarios y profesionales están obligados a emitir factura por las entregas de bienes y prestación de servicios que realicen en desarrollo de su actividad, así como, a conservar copia de las mismas. También se expedirá factura en los pagos anticipados, excepto en las entregas intracomunitarias de bienes exentas.

Entre otras, se exceptúa de la obligación de expedir factura por algunas operaciones exentas del IVA, cuando se apliquen los regímenes especiales de recargo de equivalencia (excepto por las entregas de inmuebles sujetas y no exentas al Impuesto (esto es cuando tenga lugar la primera transmisión del inmueble), simplificado del IVA (salvo determinación de cuotas por volumen de ingresos) y agricultura, ganadería y pesca (se sustituye por el “recibo agrícola”).

Tipos de Facturas

Existen dos tipos de facturas:

• Factura simplificada (lo que antes se conocían como tickets).
• Factura completa.

Tanto la factura simplificada como la factura completa cuentan con un número de serie; fecha de expedición; nombres y apellidos -o denominación social-, NIF y domicilio del emisor; identificación de los bienes o servicios ofrecidos y tipo impositivo aplicado. La única diferencia es que, en la factura, aparecen los datos del receptor de los bienes o servicios, mientras que en el ticket no. Y esto, a efectos de deducción del gasto, lo cambia todo.

Factura simplificada

Se podrá expedir factura simplificada en los siguientes supuestos:

• Facturas cuyo importe no supere los 400 euros (IVA incluido)
• Facturas rectificativas.
• Los autorizados por el Departamento de Gestión Tributaria.
• Operaciones en las que el Reglamento de facturación anterior, aprobado por el RD 1496/2003, permitía la expedición de tiques (operaciones que no excedan de 3.000 euros, IVA incluido):
  • Ventas al por menor. (Se consideran ventas al por menor las entregas de bienes muebles corporales o semovientes en las que el destinatario de la operación no actúe como empresario o profesional).
  • Ventas o servicios en ambulancia.
  • Ventas o servicios a domicilio del consumidor.
  • Transporte de personas y sus equipajes.
  • Servicios de hostelería y restauración prestados por restaurantes bares y similares, así como el suministro de comidas y bebidas para consumir en el acto.
  • Salas de baile y discotecas.
  • Servicios telefónicos prestados mediante cabinas o tarjetas magnéticas o electrónicas recargables que no permitan la identificación del portador.
  • Servicios de peluquerías e institutos de belleza.
  • Utilización de instalaciones deportivas.
  • Revelado de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos.
  • Aparcamiento de vehículos.
  • Servicios de videoclub.
  • Tintorerías y lavanderías.
  • Autopistas de peaje

No se podrá expedir factura simplificada en las siguientes operaciones:

• Entregas intracomunitarias de bienes (EIB)
• Ventas a distancia de bienes entregados en España (Península y Baleares) y transportados desde otro Estado miembro cuando estén sujetas al IVA español.
• Operaciones localizadas en el Territorio de aplicación del Impuesto (TAI) en las que el proveedor o prestador no esté establecido, se produzca la inversión del sujeto pasivo y el destinatario expida la factura por cuenta del proveedor o prestador.
• Las operaciones no localizadas en el Territorio de aplicación del Impuesto (TAI) si el proveedor o prestador está establecido:
  • Cuando la operación se entienda realizada fuera de la Unión Europea (UE).
  • Cuando la operación se localice en otro Estado miembro (EM), se produzca la inversión del sujeto pasivo (ISP) y el destinatario no expida la factura por cuenta del proveedor o prestador.

Para poder deducir el IVA con factura simplificada, el expedidor debe hacer constar necesariamente:

• NIF del destinatario y domicilio.

• Cuota repercutida, que se debe consignar de forma separada.

Factura completa

Fuera de los supuestos establecidos que permiten la emisión de factura simplificada, los empresarios o profesionales obligados a expedir factura emitirán factura competa.

Requisitos de las facturas

Toda factura contendrá los datos siguientes:

• Número y, en su caso, serie. Las facturas deben estar numeradas correlativamente dentro de una serie. Puede darse el caso de que existan varias series.
• Fecha de expedición.
• Nombre y apellidos, razón o denominación social completa del expedidor y del destinatario.
• NIF del obligado a expedir la factura y, en determinados casos, del destinatario.
• Domicilio del expedidor y del destinatario.
• Descripción de las operaciones y datos necesarios para determinar la BI y su importe (precio unitario sin IVA, descuentos o rebajas).
• Tipo o tipos impositivos.
• Recargo de equivalencia: este dato opera únicamente a aquellos comercios que estén en recargo de equivalencia del IVA que lo deberán hacer constar en sus facturas si procede.
• Cuota tributaria consignada por separado.
• Fecha de la operación, si es distinta de la de expedición de la factura.
• Total, a pagar: es la suma del coste de los productos o servicios prestados más la cuota tributaria (IVA).

Además, en su caso, es obligatorio mencionar:

• En las operaciones que estén exentas, la norma que establece la exención.
• En las entregas de medios de transporte nuevos, la fecha de su primera puesta en servicio y las distancias recorridas u horas de navegación o vuelo realizadas hasta su entrega.
• Cuando sea el adquirente o destinatario de la entrega o prestación quien expida la factura en lugar del proveedor o prestador, la mención “facturación por el destinatario”.
• Cuando el sujeto pasivo del Impuesto sea el adquirente o el destinatario de la operación, la mención “inversión del sujeto pasivo”.
• En caso de aplicación de los siguientes regímenes especiales, la mención “régimen especial de las agencias de viajes”, “régimen especial de los bienes usados”, “régimen especial de los objetos de arte” o “régimen especial de las antigüedades y objetos de colección” o “régimen especial del criterio de caja”.
• Cuando se incluyen varias operaciones en la misma factura debe especificarse por separado la parte de base imponible de cada una de ellas cuando se incluyan las siguientes operaciones:
  • Exentas y otras en las que no se dan dichas circunstancias.
  • En las que el sujeto pasivo del IVA es su destinatario y otras en las que no se dan esta circunstancia.
  • Sujetas a diferentes tipos del IVA

¿Siempre debo emitir factura?

En cuanto a la obligación de expedir factura o no encontramos varias particularidades:

• Siempre habrá que expedirla cuando el destinatario sea una empresa o profesional y actúe como tal.
• También habrá que expedirla cuando el cliente exija la factura.
• No obstante, hay supuestos en los que no es necesario emitir factura, estas excepciones afectan a las operaciones con particulares:
  • Operaciones exentas de IVA.
  • Realizadas por empresarios o profesionales en recargo de equivalencia.
  • Aquellas realizadas por empresarios o profesionales en régimen simplificado de IVA, salvo que la determinación de las cuotas se efectúe por el volumen de ingresos.
  • Las realizadas por empresarios o profesionales en sede del régimen especial de agricultura, ganadería o pesca.

Además, no debes olvidar que tienes que conservar copia de cada factura que emitas durante el periodo de 4 años previsto en la Ley 58/2003, de la Ley General Tributaria.

Esta obligación de conservación de facturas también se predica de las facturas recibidas por un periodo igual, y en sede de bienes de inversión como precaución habrá que conservarlas siempre.

Requisitos para deducir el IVA de una factura simplificada

Para poder deducir el IVA de una factura simplificada, es que la empresa expedidora del documento incluya en él de forma necesaria:

• NIF del destinatario, nombre y apellidos o denominación social, además del domicilio.
• Cuota repercutida, que se debe detallar de forma separada con respecto a la cuota impositiva.

Y es que, en la mayoría de los casos ocurre que a la hora de emitir la factura simplificada por norma general no se incluye mención al destinatario, sino solo los datos del emisor.

Por eso es muy importante que se cumplan los requisitos descritos por la Administración Tributaria, porque en caso contrario podría ocurrir que ante una inspección o requerimiento la empresa se encontrara frente a una sanción.

Gastos deducibles sin factura

• Gastos financieros: para deducirse aquellos gastos que tengan relación con la actividad bancaria diaria del emprendedor, no es necesaria una factura ordinaria. Sería el caso de los gastos de mantenimiento de las cuentas o los intereses de los préstamos.
• Las pólizas de seguros: para deducirse las pólizas de seguros directamente relacionadas con la actividad es necesario el recibo bancario que justifique el pago.
• Sueldos, Seguridad Social y Cuotas de Autónomos
• Impuestos: tanto el impuesto de bienes inmuebles (IBI) del local del negocio, como el Impuesto de Actividades Económicas (IAE) o, incluso, las tasas municipales son deducibles sin deber de ser factura.

Bibliografía

Datos extraídos de la Agencia Tributaria https://www.agenciatributaria.es a fecha 11/6/2021.